فصل ۳۴ — تخلفات مالک — قسمت ۳: گزارش به مراجع مربوط

زمان پیگیری

اگر تغییر یا تخلف مالک از مواردی باشد که نیازمند گزارش رسمی یا اقدام خارج از تذکر عادی است، ناظر باید موضوع را از مسیر تعیین‌شده پیگیری کند. نوع اقدام به ماهیت موضوع، مرحله پروژه و مقررات حاکم بستگی دارد.

اطلاعات گزارش

• مشخصات پروژه
• محل دقیق تغییر
• شرح وضعیت موجود
• مرجع نقشه یا مدرک
• تاریخ مشاهده
• مستندات موجود
• اقدامات قبلی و پاسخ‌های دریافت‌شده

خطای مهم

گزارش نباید با حدس درباره انگیزه مالک یا نسبت دادن قصد همراه شود. ناظر باید وضعیت قابل اثبات را گزارش کند.

پرسش عملی

اگر مالک پس از گزارش، تغییر را اصلاح کند، سابقه قبلی باید حذف شود؟

سابقه واقعی بازدید و وضعیت مشاهده‌شده نباید حذف یا تحریف شود. می‌توان اصلاح بعدی را نیز با تاریخ و مستندات مربوط ثبت کرد تا روند موضوع کامل باشد.

چک‌لیست

• ☐ وضعیت واقعی ثبت شد
• ☐ مستندات نگهداری شد
• ☐ اقدام قبلی ثبت شد
• ☐ اصلاح احتمالی ثبت شد
• ☐ سوابق کامل بایگانی شد