فصل ۳۷ — گزارش تخلف — قسمت ۱: تنظیم گزارش تخلف

اصل تنظیم گزارش

گزارش تخلف باید بر مبنای واقعیت قابل مشاهده و مدارک پروژه تنظیم شود. هدف گزارش، ثبت روشن وضعیت و فراهم کردن امکان پیگیری آن است، نه بیان حدس یا قضاوت درباره اشخاص.

ساختار مناسب

• مشخصات پروژه
• تاریخ و محل مشاهده
• شرح عملیات
• شرح مغایرت یا تخلف
• مدرک یا نقشه مرجع
• مستندات موجود
• اقدامات قبلی
• وضعیت ادامه عملیات

خطاهای رایج

• استفاده از ادبیات احساسی
• نسبت دادن انگیزه به افراد
• عدم ذکر محل
• استناد به مدارک نامعتبر یا قدیمی
• تکیه بر شنیده‌ها بدون مشخص کردن منبع

پرسش عملی

آیا عبارت «مجری عمداً خلاف کرده است» گزارش مناسبی است؟

اگر عمد قابل اثبات و مستند نباشد، ناظر باید از نسبت دادن انگیزه خودداری کند و وضعیت واقعی و قابل اثبات عملیات را شرح دهد.

چک‌لیست

• ☐ واقعیت مشاهده‌شده مشخص است
• ☐ محل مشخص است
• ☐ تاریخ مشخص است
• ☐ نقشه یا مدرک مرجع مشخص است
• ☐ مستندات ضمیمه شده‌اند