فصل ۳۸ — مستندسازی نظارت — قسمت ۳: بایگانی مستندات

ساختار پرونده

پرونده نظارت باید به گونه‌ای سازمان‌دهی شود که اسناد مربوط به نقشه‌ها، گزارش‌ها، عکس‌ها، آزمایش‌ها، مکاتبات و موارد تخلف قابل بازیابی باشند.

دسته‌بندی پیشنهادی

• مدارک و نقشه‌های پروژه
• گزارش‌های بازدید
• گزارش‌های تخلف
• مکاتبات
• نتایج آزمایش‌ها
• عکس‌ها و فیلم‌ها
• صورت‌جلسات
• سوابق اصلاحات

اصل مهم

نسخه‌های مختلف مدارک باید قابل تشخیص باشند. استفاده از نقشه قدیمی در یک گزارش جدید می‌تواند موجب اشتباه جدی در بررسی وضعیت پروژه شود.

پرسش عملی

اگر چند نسخه از یک نقشه در پرونده باشد، چه باید کرد؟

باید نسخه‌ها بر اساس تاریخ و وضعیت تأیید یا ابلاغ آنها تفکیک شوند و در هر کنترل، آخرین مدرک معتبر پروژه شناسایی شود.

چک‌لیست

• ☐ اسناد دسته‌بندی شده‌اند
• ☐ نسخه نقشه‌ها مشخص است
• ☐ گزارش‌ها مرتب هستند
• ☐ عکس‌ها قابل تطبیق هستند
• ☐ مکاتبات بایگانی شده‌اند